La Banque Haventree s’engage à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Nous apprécions la confiance que vous nous avez accordée et nous tenons à vous informer que la sécurité et l’utilisation appropriée de vos renseignements personnels demeurent notre priorité.

Le présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels (l’« Énoncé ») vise à vous informer des politiques et des pratiques que nous avons mises en place pour gérer vos renseignements personnels ainsi que des droits que vous avez à l’égard de ceux-ci. Nous vous invitons à lire cet Énoncé afin que vous puissiez être au fait de la façon dont nous recueillons, utilisons, transmettons et protégeons vos renseignements personnels et de la manière d’exercer vos droits.

Nous avons nommé un chef de la protection des renseignements personnels pour veiller au respect de nos obligations et de nos engagements en matière de confidentialité. Vous pouvez contacter notre chef de la protection des renseignements personnels, en utilisant l’une ou l’autre des méthodes ci-dessous, si vous avez des questions au sujet de nos politiques et pratiques concernant vos renseignements personnels :

Si vous avez des préoccupations au sujet du traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez suivre les procédures décrites sur notre site Web pour déposer une plainte – Gestion des plaintes.

Vous pouvez également contacter l’organisme de réglementation concerné, p. ex., le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, si vous avez des préoccupations au sujet de notre respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée ou des principes énoncés dans le présent Énoncé.

Les renseignements personnels sont des renseignements factuels ou subjectifs concernant une personne physique – notamment des clients éventuels, actuels et anciens, des partenaires d’affaires et des employés – qui permettent d’identifier cette personne, directement ou indirectement. Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’une entreprise, comme le nom, le titre, l’adresse de l’entreprise ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé, d’un courtier, d’un autre distributeur contractuel ou d’un organisme utilisé pour communiquer avec la personne dans le cadre de son emploi ou de son entreprise. Voici des exemples de renseignements personnels :

• Nom de la personne, date de naissance/âge, adresse postale ou résidentielle, numéro de téléphone, adresse électronique et état matrimonial;

• Renseignements sur les études et l’emploi, formulaires fiscaux, dossiers de santé et de sécurité;

• Renseignements du dossier de crédit, numéro d’assurance sociale (NAS), relevés bancaires, chèques et soldes annulés, actif et passif, revenu/rémunération;

• Renseignements biométriques (enregistrement de la voix, empreintes digitales, images faciales, signature, etc.);

• Renseignements sur la santé, y compris l’incapacité;

• Renseignements sur le comportement (activité par clic, applications utilisées, etc.), préférences alimentaires, croyances religieuses, race ou origine ethnique, affiliations politiques, orientation sexuelle;

• Adresse IP partielle, localisation de l'appareil, activités du navigateur (pour plus de détails, voir la section sur les cookies, ci-dessous).

Nous utilisons vos renseignements seulement avec votre consentement ou conformément à la loi. Lorsque nous demandons votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels, nous indiquerons clairement quels renseignements sont requis (c.-à-d. nécessaires à la prestation d’un produit ou d’un service) et lesquels sont facultatifs. Dans les deux cas, nous vous fournirons suffisamment d’informations pour que vous puissiez donner un consentement éclairé à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation, comme l’exige la loi. Plus précisément, nous demanderons votre consentement lorsque :

• vous faites une demande pour un nouveau produit ou service;

• vous postulez à un emploi à la Banque;

• nous devons utiliser vos renseignements à d’autres fins que celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement.

Toutefois, nous n’avons pas à obtenir votre consentement pour chaque interaction avec vous. Par exemple, si vous avez contracté un prêt hypothécaire auprès de nous, nous pourrions considérer que vous consentez à être contacté pour un renouvellement.

En outre, nous n’avons pas à obtenir votre consentement dans certaines situations prévues par la loi pour:

• se conformer à une ordonnance du tribunal ou à une autre demande d’application de la loi;

• recouvrer une dette;

• enquêter sur une violation de contrat ou une infraction à la loi;

• prévenir, arrêter ou détecter la fraude.

La Banque Haventree ne recueillera pas de renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans le présent Énoncé. Consultez les sections ci-dessous intitulées « Comment nous utilisons vos renseignements personnels » et « Comment nous transférons et divulguons vos renseignements personnels » pour obtenir une liste complète des finalités d’utilisation et des catégories de tiers auxquels nous communiquons des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont recueillis principalement lorsque vous effectuez l’une des actions suivantes:

• Demande d’un produit ou d’un service de la Banque Haventree;

• Postuler à un emploi auprès de la Banque Haventree;

• Répondre aux questionnaires électroniques envoyés par ou au nom de la Banque Haventree;

• Parler avec nos représentants; et/ou

• Visiter notre site Web.

Dans certaines circonstances, nous recueillons vos renseignements personnels auprès de tiers, notamment lorsque nous effectuons l’une des activités suivantes:

• Communiquer avec un courtier ou un tiers agissant en votre nom;

• Obtenir des renseignements sur vos antécédents de crédit à partir des rapports de l’agence d’évaluation du crédit;

• Examiner les ressources ou les dossiers accessibles au public;

• Recueillir des documents justificatifs pendant le processus de souscription (p. ex., lorsque vos renseignements personnels figurent sur les accords de séparation ou les testaments);

• Valider votre revenu et/ou vos antécédents professionnels auprès des employeurs précédents et/ou actuels.

Si vous faites une demande de prêt hypothécaire auprès de notre institution, nous pourrions avoir besoin de renseignements sur votre époux, conjoint de fait ou les personnes à votre charge, les utilisateurs autorisés de vos comptes, les intermédiaires ou d’autres parties, comme l’exige la loi ou la réglementation. Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous supposerons que vous avez le pouvoir de fournir ces renseignements et que vous avez obtenu son consentement pour leur collecte, leur utilisation et leur divulgation aux fins énoncées dans notre Déclaration sur la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels à votre sujet sont également générés par la Banque Haventree lors de la configuration de vos comptes et des services y étant reliés. Pour les employés(es) de la Banque Haventree, les renseignements personnels sont également générés sous forme d’évaluations du rendement et d’évaluations des risques d’atteinte à la cybersécurité.

Nous ne recueillons que des renseignements agrégés (au-dessus d’un seuil minimum de visiteurs(euses)) qui ne nous permettent pas d’identifier les visiteurs(euses) individuels(elles), à savoir

• Statistiques sur les sessions

• Géolocalisation approximative

• Numéro d’identification de client, pour identifier les utilisateurs récurrents

• Intérêts

• Groupe d’âge

• Genre

• Adresse IP

Aucun renseignement n’est recueilli au sujet d’autres sites de tiers sur lesquels le(la) visiteur(euse) s’est rendu(e).

• Identifiant de connexion (les mots de passe sont cachés)

• Sites de la Banque Haventree visités et temps passé

Aucun renseignement n’est recueilli au sujet d’autres sites de tiers sur lesquels le(la) visiteur(euse) s’est rendu(e).

• Adresse IP

• Données de localisation

• Liens ouverts

• Heure à laquelle le courriel a été ouvert

• Nom

• Coordonnées

• Identification du gouvernement, y compris le NAS, si fournie

• Date de naissance

• Signature

• Renseignements bancaires

• Antécédents professionnels, y compris les revenus et les coordonnées

• État matrimonial

• Actifs et passifs, y compris les détails sur les placements

• Renseignements fiscaux

• Enregistrements vocaux

• Nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique de l’entreprise; nom du ou des propriétaires, dirigeants et directeurs; type d’industrie et situation financière (pour les clients commerciaux)

• Comme pour les « Emprunteurs(euses) potentiels(ielles) », plus

• Renseignements relatifs à l’hypothèque dans le temps

• Évolution de la cote de crédit

• Nom

• Coordonnées

• Date de naissance

• Signature

• Profession

• Nom

• Coordonnées

• Identification du gouvernement, y compris le NAS

• Date de naissance

• Signature

• Renseignements bancaires

• Renseignements sur l’emploi

• Renseignements d’identification tirés du rapport de crédit, s’il y a lieu

• Nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique de l’entreprise

• Statut de citoyenneté aux fins de l’impôt d’un autre pays

• En cas de demandes de remboursement anticipé, le cas échéant, renseignements médicaux, certificats de décès et

• Nom

• Coordonnées

• Identification du gouvernement

• Renseignements sur l’emploi

• Signature

• Date de naissance

• Renseignements fiscaux (pour les bénéficiaires d’une fiducie)

• Renseignements bancaires, au besoin

• Renseignements d’identification tirés du rapport de crédit, s’il y a lieu

• Nom S’il y a lieu :

• Coordonnées

• Date de naissance

• Renseignements sur l’emploi

• NAS

• Renseignements sur les assurances et les successions

• Renseignements bancaires

• Renseignements d’identification tirés du rapport de crédit

• Statut de citoyenneté aux fins de l’impôt d’un autre pays

• Signature

• Comme pour les « Destinataires de courriels », plus

• Transactions réalisées et commissions gagnées

• Signature

• Enregistrements vocaux

• Nom

• Coordonnées

• Signature

• Nom

• Coordonnées

• Antécédents professionnels

• Renseignements sur les études

• Autorisation de travail

• Résultats des vérifications des antécédents, le cas échéant

• Signature.

• Comme pour les « Candidats à un emploi », plus

• Renseignements sur le rendement au travail

• Renseignements sur les salaires et les impôts

• Renseignements sur l’inclusion et l’équité (facultatif)

• Notes médicales

• Renseignements bancaires

• Résultats des vérifications des antécédents

• Enregistrements vocaux

• Images prises par nos caméras de télévision en circuit fermé autour du bureau

• Nom

• Coordonnées

• Signature

• Renseignements bancaires

• Numéro de TPS/TVH

• Autorisation de travail

• Résultats des vérifications des antécédents

De plus, il est requis à des fins fiscales, surtout si un compte génère des revenus.

Nous recueillerons également des renseignements sur la raison pour laquelle vous faites affaire avec nous et sur vos préférences en matière de langue et de communication.

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.

Selon votre relation avec la Banque Haventree, vos renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins décrites ci-dessous. Avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins facultatives, nous vous demanderons votre accord au préalable, de manière explicite et informée. Pour en savoir plus sur la façon dont le consentement est obtenu, consultez la section ci-dessus intitulée « Obtenir votre consentement ».

Afin de répondre à certaines des exigences énoncées dans la section ci-dessus, nous communiquons ou divulguons vos renseignements personnels à d’autres parties, y compris certains fournisseurs de services, à des fins légitimes. Par exemple, vos renseignements personnels peuvent être exigés par la loi, ce qui est nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements à ce qui est nécessaire et à obtenir votre consentement avant leur divulgation, au besoin.

Les fournisseurs de services font l’objet d’une vérification approfondie au moyen d’évaluations de la protection des renseignements personnels et s’engagent à protéger leurs renseignements personnels selon les mêmes normes que nous. Ils ont également signé une entente de confidentialité avec la Banque Haventree et acceptent d’utiliser vos renseignements seulement aux fins énoncées dans l’entente.

Plusieurs de nos ententes avec des fournisseurs de services exigent que vos renseignements personnels soient transférés et conservés à l’extérieur de votre province de résidence. Le cas échéant, une évaluation de l’administration pertinente a été effectuée et des mesures appropriées ont été prises pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient soumis aux mêmes normes qui sont applicables dans la province où vous résidez.

Vous pouvez choisir dans le menu ci-dessous pour en savoir plus sur les catégories de fournisseurs de services auxquelles nous pouvons divulguer vos renseignements personnels et à quelles fins.

Nous nous efforçons de maintenir des mesures de sécurité physiques, techniques et procédurales adaptées à la nature délicate de vos renseignements personnels. Ces mesures de sécurité visent à prévenir la perte et l’accès, la reproduction, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés de vos renseignements personnels.

Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels, notamment au moyen des précautions suivantes:

• Déchiquetage de documents contenant des renseignements personnels;

• Former régulièrement notre personnel à l’importance de protéger la confidentialité de vos renseignements; · Mesures de sécurité physiques – accès restreint aux installations et classeurs verrouillés;

• Mesures de sécurité électroniques pour les renseignements personnels se trouvant sur un support informatique – protection par mots de passe, chiffrement des bases de données, numéros d’identification personnels;

• Processus et procédures organisationnels, en limitant notamment l’accès à vos renseignements personnels aux personnes qui ont besoin de savoir;

• Destruction, anonymisation, suppression ou masquage de vos renseignements, conformément à notre politique de conservation des dossiers et au droit applicable en matière de protection de la vie privée;

• Assurance que les tiers ayant accès à vos renseignements personnels les protègent de la même manière que la Banque Haventree.

Malgré nos efforts pour protéger vos renseignements personnels, leur collecte, leur utilisation ou leur divulgation peuvent avoir des conséquences inhérentes. Ces conséquences peuvent comprendre une plus grande exposition à des auteurs de menaces possibles, une probabilité accrue d’être impliqué dans un incident d’atteinte à la vie privée et une diminution de la confidentialité. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées qui se trouvent dans la section « Responsabilité » ci-dessus.

Nous considérons que les renseignements personnels sensibles sont tous les renseignements personnels (voir la définition fournie dans la section « Que sont les renseignements personnels? » ci-dessus) qui, de façon inhérente ou selon le contexte, présentent un risque plus élevé de préjudice pour la personne concernée lorsqu’ils sont recueillis, utilisés ou divulgués. Les renseignements personnels sensibles comprennent les renseignements financiers, les dossiers médicaux, les pièces d’identité émises par le gouvernement, les renseignements concernant les mineurs et les renseignements relatifs à l’équité et à l’inclusion (origines raciales, opinions politiques, données génétiques et biométriques, vie sexuelle ou orientation sexuelle, croyances religieuses ou philosophiques).

Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou aussi longtemps que la loi l’exige ou le permet. L’objectif, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte pour déterminer les périodes de conservation. Le tableau ci-dessous indique la période pendant laquelle la Banque conservera vos renseignements personnels sensibles après la fin de votre relation avec nous. Certaines exceptions peuvent s’appliquer et exiger des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de différends ou de réclamations.

Les enregistrements vocaux sont conservés pendant deux ans après l’enregistrement. Si l’enregistrement fait partie d’une plainte d’un client, nous le conservons pendant sept ans après la résolution de la plainte.

Lorsque nous prenons une décision, faisons une prévision ou émettons une recommandation de manière automatisée à partir de vos renseignements personnels, nous vous en informerons au plus tard au moment où cette décision vous est communiquée. À votre demande, nous vous informerons des renseignements personnels qui ont motivé la décision, des motifs, des principaux facteurs et des paramètres qui ont conduit à la décision, ainsi que de votre droit de faire corriger les renseignements personnels qui ont été utilisés pour rendre la décision. Vous aurez également la possibilité de soumettre des observations à un membre du personnel de la Banque Haventree, qui pourra examiner la décision.

Selon votre lieu de résidence, vous pourriez avoir l’un ou plusieurs des droits suivants concernant vos renseignements personnels. Certains de ces droits seront assujettis à des exigences ou à des limites particulières en vertu de la loi applicable, comme l’obligation de présenter votre demande par écrit. Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées qui se trouvent dans la section « Responsabilité » ci-dessus.

Droit de retirer son consentement

Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, selon les circonstances, un retrait ou une modification de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir nos services, nos activités ou un emploi.

En consultant le tableau ci-dessus sous la section « Comment nous utilisons vos renseignements personnels », vous pouvez voir à quelles fins nous recueillons vos renseignements personnels. Si vous retirez votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels à ces fins, cela n’aura pas d’effet négatif sur les services de base que nous vous fournissons, p. ex., votre hypothèque, votre dépôt ou votre emploi. Toutefois, le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur les autres services facultatifs que nous fournissons.

Droit d’accès, de rectification ou de suppression

Vous pouvez demander l’accès à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également demander la rectification de tout renseignement inexact ou incomplet vous concernant et/ou la suppression de renseignements personnels obsolètes ou non justifiés par les fins indiquées. Pour les employés et les candidats à un emploi, veuillez adresser votre demande au chef des ressources humaines à TLC@haventreebank.com.

Pour toutes les autres personnes, veuillez adresser votre demande au chef de la protection des renseignements personnels à agentconfidentialite@banquehaventree.com.

Nous consultons des rapports de solvabilité indiquant la solvabilité des emprunteurs éventuels et actuels qui sont préparés par Equifax ou TransUnion. Vous avez un droit d’accès et de rectification concernant les renseignements personnels détenus par Equifax et TransUnion à votre sujet. Vous pouvez accéder aux renseignements personnels contenus dans les dossiers de crédit et, au besoin, les faire rectifier.

Vous pouvez accéder à votre dossier de crédit en visitant les sites Web d’Equifax Canada ou de TransUnion Canada.

Si votre dossier contient des renseignements inexacts, vous pouvez soumettre une contestation à Equifax et à TransUnion. Cliquez sur ces liens pour en savoir plus.

Dans certaines sections du site www.haventreebank.com, la Banque Haventree peut vous inviter à communiquer avec elle, à demander des renseignements ou à remplir un formulaire d’inscription. Dans ces cas précis, nous vous demanderons vos coordonnées et d’autres renseignements connexes. Si vous choisissez de fournir ces renseignements, nous les utiliserons seulement pour communiquer avec vous aux fins prévues, ou pour vous inscrire afin de vous donner accès à certaines sections de notre site Web ou à des événements en particulier.

Témoins : Notre site Web utilise une technologie appelée « témoin ». Ces témoins sont généralement un mélange de témoins de première partie et de tiers, de témoins de session et de témoins persistants. Un témoin est un minuscule élément de données que notre site Web peut envoyer à votre navigateur et qui peut ensuite être sauvegardé sur votre disque dur afin que nous puissions vous reconnaître et reconnaître l'historique de votre session lorsque vous revenez, et vous offrir une expérience cohérente et efficace. Vous pouvez configurer votre navigateur Web pour qu’il vous avise lorsque vous recevez un témoin. Toutefois, si vous décidez de ne pas accepter les témoins de notre site Web, il se peut que vous ne puissiez pas profiter de toutes les fonctions qui y sont offertes. Les témoins ne peuvent pas visualiser ou extraire des données d’autres témoins, ni saisir des fichiers ou des renseignements stockés sur votre ordinateur. Seul le site Web qui vous envoie des témoins est en mesure de les lire.

Cependant, il y a des témoins que nous plaçons sans possibilité de les refuser, à savoir les témoins essentiels. Les témoins essentiels sont tous les témoins sans lesquels notre site Web ne pourrait pas effectuer ses fonctions de base. Ils peuvent être configurés automatiquement lors du chargement des pages ou à la suite d’une demande de l’utilisateur qui ne peut être satisfaite sans l’utilisation du témoin. Par contre, pour que les témoins de fonctionnalité et les témoins d’analyse soient installés sur votre appareil, vous devez y consentir explicitement. Votre choix de ne pas accepter ces témoins ne vous empêchera pas d’utiliser le site Web de la Banque.

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De temps à autre, la Banque Haventree peut apporter des modifications à son Énoncé sur la protection des renseignements personnels afin de tenir compte des changements apportés à ses obligations légales ou réglementaires ou à la façon dont elle traite vos renseignements personnels. Toute modification ayant une incidence sur vos droits vous sera communiquée par l’entremise du présent Énoncé, et sera affichée sur notre site Web. Nous vous encourageons à le consulter régulièrement.

Le présent Énoncé de confidentialité ne crée ni ne confère aucun droit à personne, ni n’impose à la Banque Haventree aucune obligation autre que celles imposées par les lois fédérales et provinciales canadiennes sur la protection des renseignements personnels, le cas échéant. S’il y a, dans un cas particulier, incompatibilité entre le présent Énoncé et les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, le présent Énoncé doit être interprété, à l’égard de ce cas particulier, de façon à ce que ces lois soient respectées et appliquées.