Énoncé relatif à la protection des renseignements personnels

Notre engagement envers la protection des renseignements personnels

La Banque Haventree s’engage à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Nous apprécions la confiance que vous nous avez accordée et nous tenons à vous informer que la sécurité et l’utilisation appropriée de vos renseignements personnels demeurent notre priorité.

Le présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels (l’« Énoncé ») vise à vous informer des politiques et des pratiques que nous avons mises en place pour gérer vos renseignements personnels ainsi que des droits que vous avez à l’égard de ceux-ci. Nous vous invitons à lire cet Énoncé afin que vous puissiez être au fait de la façon dont nous recueillons, utilisons, transmettons et protégeons vos renseignements personnels et de la manière d’exercer vos droits.

Responsabilité Que sont les renseignements personnels?Obtenir votre consentement Comment nous recueillons vos renseignements personnels Les renseignements personnels que nous recueillons Comment nous utilisons vos renseignements personnels Comment nous transférons et divulguons vos renseignements personnels

Comment nous protégeons vos renseignements personnels Conservation des renseignements personnels sensibles Prise de décisions automatisée Droits individuels À propos de notre site Web Avis de non-responsabilité

Responsabilité

Nous avons nommé un chef de la protection des renseignements personnels pour veiller au respect de nos obligations et de nos engagements en matière de confidentialité. Vous pouvez contacter notre chef de la protection des renseignements personnels, en utilisant l’une ou l’autre des méthodes ci-dessous, si vous avez des questions au sujet de nos politiques et pratiques concernant vos renseignements personnels :

Banque Haventree – chef de la protection des renseignements personnels
Courriel	agentconfidentialite@banquehaventree.com
Adresse postale	Banque Haventree à l’attention de : Chef de la protection des renseignements personnels C.P. 1160, succ. TD, Toronto (Ontario) M5K 1P2

Vous pouvez déposer une plainte si vous avez des préoccupations au sujet du traitement de vos renseignements personnels.

Vous pouvez également contacter l’organisme de réglementation concerné, p. ex., le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, si vous avez des préoccupations au sujet de notre respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée ou des principes énoncés dans le présent Énoncé.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont des renseignements factuels ou subjectifs concernant une personne physique – notamment des clients éventuels, actuels et anciens, des partenaires d’affaires et des employés – qui permettent d’identifier cette personne, directement ou indirectement.

Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’une entreprise, comme le nom, le titre, l’adresse de l’entreprise ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé, d’un courtier, d’un autre distributeur contractuel ou d’un organisme utilisé pour communiquer avec la personne dans le cadre de son emploi ou de son entreprise.

Voici des exemples de renseignements personnels :

Nom de la personne, date de naissance/âge, adresse postale ou résidentielle, numéro de téléphone, adresse électronique et état matrimonial;
Renseignements sur les études et l’emploi, formulaires fiscaux, dossiers de santé et de sécurité;
Renseignements du dossier de crédit, numéro d’assurance sociale (NAS), relevés bancaires, chèques et soldes annulés, actif et passif, revenu/rémunération;
Renseignements biométriques (enregistrement de la voix, empreintes digitales, images faciales, signature, etc.);
Renseignements sur la santé, y compris l’incapacité;
Renseignements sur le comportement (activité par clic, applications utilisées, etc.), préférences alimentaires, croyances religieuses, race ou origine ethnique, affiliations politiques, orientation sexuelle;
Adresse IP partielle, localisation de l'appareil, activités du navigateur (pour plus de détails, voir la section sur les cookies, ci-dessous).

Obtenir votre consentement

Lorsque nous demandons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, nous indiquerons clairement quels renseignements sont requis (c.-à-d. nécessaires à la prestation d’un produit ou d’un service) et lesquels sont facultatifs. Dans les deux cas, nous vous fournirons suffisamment d’informations pour que vous puissiez donner un consentement éclairé à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation, comme l’exige la loi.

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

La Banque Haventree ne recueillera pas de renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans le présent Énoncé. Consultez les sections ci-dessous intitulées « Comment nous utilisons vos renseignements personnels » et « Comment nous transférons et divulguons vos renseignements personnels » pour obtenir une liste complète des finalités d’utilisation et des catégories de tiers auxquels nous communiquons des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont recueillis principalement lorsque vous effectuez l’une des actions suivantes :

Demande d’un produit ou d’un service de la Banque Haventree;
Postuler à un emploi auprès de la Banque Haventree;
Répondre aux questionnaires électroniques envoyés par ou au nom de la Banque Haventree;
Parler avec nos représentants; et/ou
Visiter notre site Web.

Dans certaines circonstances, nous recueillons vos renseignements personnels auprès de tiers, notamment lorsque nous effectuons l’une des activités suivantes :

Communiquer avec un courtier ou un tiers agissant en votre nom;
Obtenir des renseignements sur vos antécédents de crédit à partir des rapports de l’agence d’évaluation du crédit;
Valider votre revenu et/ou vos antécédents professionnels auprès des employeurs précédents et/ou actuels.

Les renseignements personnels à votre sujet sont également générés par la Banque Haventree lors de la configuration de vos comptes et des services y étant reliés. Pour les employés de la Banque Haventree, les renseignements personnels sont également générés sous forme d’évaluations du rendement et d’évaluations des risques d’atteinte à la cybersécurité.

Les renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont résumés ci-dessous, en fonction des profils pertinents.

Visiteurs du site sans connexion	Nous ne recueillons que des renseignements agrégés (au-dessus d’un seuil minimum de visiteurs) qui ne nous permettent pas d’identifier les visiteurs individuels, à savoir : Statistiques sur les sessions Géolocalisation approximative Numéro d’identification de client, pour identifier les utilisateurs récurrents Intérêts Groupe d’âge Genre Adresse IP Aucun renseignement n’est recueilli au sujet d’autres sites de tiers sur lesquels le visiteur s’est rendu.
Visiteurs du site avec connexion	Identifiant de connexion (les mots de passe sont cachés) Sites de la Banque Haventree visités et temps passé Aucun renseignement n’est recueilli au sujet d’autres sites de tiers sur lesquels le visiteur s’est rendu.
Destinataires de courriels	Adresse IP Données de localisation Liens ouverts Heure à laquelle le courriel a été ouvert
Emprunteurs potentiels	Nom Coordonnées Identification du gouvernement, y compris le NAS Date de naissance Signature Renseignements bancaires Antécédents professionnels, y compris les revenus et les coordonnées État matrimonial Actifs et passifs Enregistrements vocaux S’il existe un statut politique accru ou un lien politique, la source des fonds également, le cas échéant Nom de l'entreprise, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone de l'entreprise, adresse électronique de l'entreprise, nom du (des) propriétaire(s), du (des) dirigeant(s) et du (des) administrateur(s) ; type d'industrie et situation financière (pour les entreprises clientes).
Emprunteurs	Comme pour les « Emprunteurs potentiels », plus Renseignements relatifs à l’hypothèque dans le temps Évolution de la cote de crédit
Donateurs – Mise de fonds	Nom Coordonnées Date de naissance Signature Profession Preuve de fonds suffisants Informations d'identification figurant dans le rapport de solvabilité, le cas échéant S’il existe un statut politique accru ou un lien politique, la source des fonds également, le cas échéant
Déposants de certificats de placement garanti (CPG) au nom du client	Nom Coordonnées Identification du gouvernement, y compris le NAS Date de naissance Signature Renseignements bancaires Renseignements sur l’emploi Informations d'identification figurant dans le rapport de solvabilité, le cas échéant Nom de l'entreprise, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone de l'entreprise, adresse électronique de l'entreprise Statut de citoyenneté aux fins de l’impôt d’un autre pays En cas de demandes de remboursement anticipé, le cas échéant, renseignements médicaux, certificats de décès et testaments S’il existe un statut politique accru ou un lien politique, la source des fonds également, le cas échéant
Dirigeants/Directeurs, fiduciaires et bénéficiaires effectifs des déposants constitués en société ou en fiducie	Nom Coordonnées Identification du gouvernement Renseignements sur l’emploi Signature Date de naissance Renseignements fiscaux (pour les bénéficiaires d’une fiducie) Renseignements bancaires, au besoin Informations d'identification figurant dans le rapport de solvabilité, le cas échéant S’il existe un statut politique accru ou un lien politique, la source des fonds également, le cas échéant
Tiers aux comptes des clients (y compris les procurations)	Nom Coordonnées Date de naissance Renseignements sur l’emploi Renseignements bancaires, au besoin Informations d'identification figurant dans le rapport de solvabilité, le cas échéant Statut de citoyenneté aux fins de l’impôt d’un autre pays S’il existe un statut politique accru ou un lien politique, la source des fonds également, le cas échéant Signature
Courtiers hypothécaires	Comme pour les « Destinataires de courriels », plus Transactions réalisées et commissions gagnées Signature Enregistrements vocaux
Courtiers en dépôt, signataires de lettres de preuve d’emploi et représentants de fournisseurs tiers	Nom Coordonnées Signature
Candidats à un emploi	Nom Coordonnées Antécédents professionnels Renseignements sur les études Autorisation de travail Évaluation cognitive et comportementale Signature.
Employés	Comme pour les « Candidats à un emploi », plus Renseignements sur le rendement au travail Renseignements sur les salaires et les impôts Renseignements sur l’inclusion et l’équité (facultatif) Notes médicales Renseignements bancaires Résultats des vérifications des antécédents Enregistrements vocaux
Entrepreneurs indépendants	Nom Coordonnées Signature Renseignements bancaires Numéro de TPS/TVH Autorisation de travail Résultats des vérifications des antécédents

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Selon votre relation avec la Banque Haventree, vos renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins décrites ci-dessous. Avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins facultatives, nous vous demanderons votre accord au préalable, de manière explicite et informée. Pour en savoir plus sur la façon dont le consentement est obtenu, consultez la section ci-dessus intitulée « Obtenir votre consentement ».

Profils	Finalités nécessaires	Finalités facultatives
Visiteurs du site sans connexion	S. O.	Déterminer quel contenu est intéressant pour notre public, et si la navigation sur notre site Web est intuitive et facile.
Visiteurs du site avec connexion	Donner accès à nos portails courtiers/clients.	Déterminer quel contenu est intéressant pour nos courtiers/clients, et si la navigation sur notre site Web et nos portails est intuitive et facile.
Destinataires de courriels	S. O.	Marketing personnalisé.
Emprunteurs potentiels	Établir l’admissibilité à nos produits et services.	S. O.
Emprunteurs	Vérifier votre identité et valider les renseignements recueillis à votre sujet; Communiquer avec vous pour vous fournir des renseignements sur les produits et services que vous détenez chez nous ou pour recouvrer une dette envers nous; Effectuer une analyse des données pour nous aider à déterminer votre taux d’intérêt, votre admissibilité à un renouvellement de prêt hypothécaire, à un refinancement ou à d’autres produits et services, et pour améliorer nos produits; Prévenir et détecter la fraude contre vous, et évaluer et gérer les autres risques; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client » et les exigences de lutte contre le blanchiment d’argent; Respecter les obligations fiscales et financières; Exercer nos droits en vertu de cet engagement hypothécaire, par exemple, le droit de transférer, de vendre et d’attribuer le prêt hypothécaire.	Marketing personnalisé; Divulgation au courtier d’origine aux fins de renouvellement; Inscription à des produits et services facultatifs.
Donateurs – Mise de fonds	Confirmer que les fonds donnés représentent bien un don; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client » et les exigences de lutte contre le blanchiment d’argent.	S. O.
Déposants de certificats de placement garanti (CPG) au nom du client	Vérifier votre identité et valider les renseignements recueillis à votre sujet; Évaluer l’admissibilité au remboursement anticipé, le cas échéant; Prévenir et détecter la fraude contre vous, et évaluer et gérer les autres risques; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client »; Respecter les obligations fiscales et financières.
Dirigeants/Directeurs, fiduciaires et bénéficiaires effectifs des déposants constitués en société ou en fiducie	Vérifier votre identité et valider les renseignements recueillis à votre sujet; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client »; Respecter les obligations fiscales et financières.	S. O.
Tiers aux comptes des clients (y compris les procurations)	Vérifier votre identité et valider les renseignements recueillis à votre sujet; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client »; Respecter les obligations fiscales et financières; Émettre les paiements, en cas d’instruction en ce sens.	S. O.
Courtiers hypothécaires	Administrer la relation de courtier.	Marketing personnalisé; Inscription à notre programme de fidélité.
Courtiers en dépôt	Administrer la relation de courtier.	Marketing personnalisé.
Candidats à un emploi	Évaluer l’aptitude à occuper un emploi; Vérifiez les renseignements qui nous ont été fournis pendant le processus de demande.	S. O.
Employés	Gérer la relation d’emploi; Gérer les voyages d’affaires, le cas échéant; Respecter les obligations en matière de déclaration et d’impôt.	Inscription à des régimes de soins de santé, de soins dentaires et à d’autres régimes d’assurance collective.
Entrepreneurs indépendants	Gérer la relation contractuelle; Gérer les voyages d’affaires, le cas échéant; Respecter les obligations en matière de déclaration et d’impôt.	S. O.
Signataires des lettres de preuve d’emploi	Vérifier l’emploi d’un emprunteur potentiel.	S. O.
Représentants de fournisseurs tiers	Gérer la relation avec un tiers fournisseur.	S. O.

Comment nous transférons et divulguons vos renseignements personnels

Afin de répondre à certaines des exigences énoncées dans la section ci-dessus, nous communiquons vos renseignements personnels à des fournisseurs tiers sélectionnés. Ces fournisseurs font l’objet d’une vérification approfondie au moyen d’évaluations de la protection des renseignements personnels et s’engagent à conserver vos renseignements personnels selon les mêmes normes que nous.

Plusieurs de nos ententes avec des fournisseurs tiers exigent que vos renseignements personnels soient communiqués et conservés à l’extérieur de votre province de résidence. Le cas échéant, une évaluation de l’administration pertinente a été effectuée et des mesures appropriées ont été prises pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient soumis aux mêmes normes qui sont applicables dans la province où vous résidez.

Vous pouvez choisir dans le menu ci-dessous pour en savoir plus sur les catégories de tiers auxquelles nous pouvons divulguer vos renseignements personnels et à quelles fins.

Visiteurs du site

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Services d’analyse de données	Nous aider à extraire, à valider et à analyser des données pour améliorer le contenu et l’expérience de notre site Web.

Emprunteurs et emprunteurs potentiels

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Système d’application ou fournisseurs de services API	Nous permettre de récupérer les relevés bancaires d’un client directement auprès de sa banque.
Services de signature électronique	Services de signature électronique infonuagiques, pour nous permettre de remplacer les processus de signature à l’encre sur papier par une signature électronique entièrement automatisée.
Services de vérification des noms	Nous permettre de respecter les exigences réglementaires relatives à la « connaissance du client ».
Plateformes d’administration des prêts de bout en bout	Nous aider à administrer les prêts de bout en bout.
Passerelles vers le système de souscription	Nous aider à intégrer les prêts hypothécaires dans notre système de souscription.
Services de Prêts hypothécaires et d’assurance titres	Nous permettre d’obtenir des renseignements sur la propriété et le titre de propriété, y compris des évaluations de la propriété, pour le nantissement en notre nom, ainsi que de fournir une assurance vie/risque/titre à des fins de souscription de prêts.
Infrastructure-service	Fournir des services de stockage et de transmission de données à la Banque Haventree.
Agences d’évaluation du crédit	Fournir des rapports de crédit sur nos clients dans le but d’évaluer leur solvabilité. La Banque Haventree fournit également à l’agence d’évaluation du crédit des renseignements sur les prêts hypothécaires du client.
Logiciel-service	Nous aider à vérifier le revenu et à calculer le ratio d’amortissement de la dette totale. Faciliter l’échange de documents et les communications avec les courtiers pendant le processus de souscription. Assurer la gestion des relations avec la clientèle, l’intégration de la clientèle, l’ouverture de compte, l’octroi de prêts, les comptes de dépôt, le flux de travail, l’analyse de crédit, la gestion du contenu d’entreprise et les capacités de production de rapports instantanés.
Fournisseurs de renseignements sur l’emplacement	Nous aider dans nos analyses fondées sur les données de localisation de la propriété et le type de prêt.
Employeurs et propriétaires En relation avec la présente demande	Obtenir des renseignements pour étayer la demande de prêt hypothécaire.
Services d’analyse et de vérification des données	Nous aider à extraire, à valider et à analyser les données des états des résultats de l’entreprise afin de les rendre plus compréhensibles pour la souscription.
Services de paiement	Transmettre le financement de prêt à l’avocat du vendeur de biens immobiliers et s’occuper des procédures d’exécution de l’hypothèque.
Services postaux et d’expédition	Nous permettre d’envoyer aux clients des documents relatifs à nos produits et services par voie postale.
Conseillers et/ou agents tiers de la Banque, tels que les avocats, les comptables et les consultants	Représenter la Banque Haventree dans le cadre de nos contrats de prêt; s’occuper des procédures d’exécution des prêts hypothécaires.
Fournisseurs de services de déboursement	Nous permettre de donner des instructions aux avocats, d’examiner des documents et de débloquer des fonds.
Services de surveillance et de vérification des numéros d’identification de propriété (NIP)	Assurer la surveillance et la vérification des NIP et des rapports quotidiens.
Services d’impôt foncier	Gérer les fonctions de service de l’impôt foncier, assumer l’entière responsabilité du paiement en temps opportun des impôts fonciers municipaux au nom de la Banque Haventree et de l’emprunteur.
Autres institutions financières	Traitement des versements ou vérification de renseignements comme votre identité et votre revenu.
Services audio et téléphoniques	Fournir des enregistrements vocaux du service à la clientèle, une analyse des sentiments et la gestion des appels téléphoniques.
Dépositaires de titres	Fournir des services de titrisation de prêts.
Formation sur les compétences en service à la clientèle	Aider à former le personnel de Banque Haventree pour améliorer ses compétences en matière de service à la clientèle par téléphone et par courriel.
Programme de fidélité des courtiers	Administrer le programme de fidélité des courtiers hypothécaires en fonction de leurs transactions avec la Banque Haventree.
Services de gestion immobilière	Gérer les propriétés que nous possédons et effectuer les vérifications d’occupation.
Plateforme d’actions en justice	Permettre la communication et le partage de documents avec des cabinets d’avocats partout au Canada, hébergés par un fournisseur tiers.
Services de saisie et d’aide à la vente	Aider à la vente des biens dont la Banque Haventree a pris possession à la suite d’un défaut de paiement.
Services d’évaluation des risques	Effectuer l’analyse et l’exploration des données.
Maison de courtage d’origine, le cas échéant	Représenter le ou les emprunteurs après le déboursement du prêt hypothécaire.
Assureurs (prêts hypothécaires et autres)	Fournir des services d’assurance.
Vérificateurs et agences de notation et de recouvrement	Répondre à nos exigences financières et réglementaires.
Organismes de réglementation et leurs agents, les autorités gouvernementales compétentes en matière de vente ou de titrisation du prêt hypothécaire ou de la réserve de prêts dont le prêt hypothécaire fait partie, ou toute opération d’intérêt dans ces prêts, et l’Agence du revenu du Canada	Respecter les obligations réglementaires.
Conseillers et/ou agents tiers de la Banque Haventree, tels que les avocats, les comptables, les consultants et les évaluateurs	Répondre à nos exigences juridiques et réglementaires.
Tout acquéreur ultérieur ou proposé du prêt hypothécaire et/ou ses conseillers tiers	Procéder à la titrisation et à la vente de prêts complets.
Toute personne à qui la Banque Haventree transfère, vend ou cède ses droits	Exercer nos droits en vertu de la lettre d’engagement.
Autres fournisseurs de prêts hypothécaires qui ont une relation financière avec la Banque impliquant ce financement hypothécaire	Obtenir un financement de substitution pour le prêt hypothécaire.

Donateurs – Mise de fonds

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Déposants au nom du client

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Services de vérification des noms	Respecter les exigences réglementaires relatives à la « connaissance du client ».
Service d’impression et d’envoi des relevés d’impôt	Imprimer et poster les relevés d’impôt T5.
Plateformes d’administration des CPG de bout en bout	Assurer l’administration de bout en bout des CPG.
Infrastructure-service	Fournir des services de stockage et de transmission de données à la Banque Haventree.
Auditeurs	Respecter les obligations réglementaires.
Organismes de réglementation et leurs agents	Respecter nos obligations légales et réglementaires.
Agence du revenu du Canada	Respecter les obligations fiscales.
Conseillers et/ou agents tiers de la Banque, tels que les avocats, les comptables et les consultants	Respecter les obligations réglementaires, juridiques et financières.

Dirigeants, administrateurs et bénéficiaires effectifs des déposants constitués en société ou en fiducie

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Tiers pour les dépôts au nom du client (y compris les procurations)

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Courtiers hypothécaires

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Programme de fidélité	Offrir des incitatifs supplémentaires aux courtiers pour qu'ils soumettent des affaires à la Banque Haventree.

Employés et candidats à un emploi

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Comptables	Préparer les déclarations de revenus de la Banque.
Agence du revenu du Canada	Respecter les obligations fiscales.
Système d’information sur la paie et les ressources humaines	Aider au paiement des salaires, à la gestion des demandes de congé et d’autres questions administratives liées à l’emploi.
Compte de dépenses de santé et de bien-être	Offrir des avantages en matière de santé et de bien-être.
Avantages sociaux et REER collectif	Offrir des avantages, notamment des cotisations à un REER.
Médecin virtuel et soutien en santé mentale	Fournir des services médicaux aux employés.
Services d’enquêtes salariales	Fournir des renseignements sur les salaires dans le cadre du processus d’intégration.
Fournisseur de services de vérification des antécédents et d’évaluation comportementale et cognitive	Effectuer des vérifications des antécédents des candidats et évaluer leur admissibilité au poste dans le cadre du processus d’intégration.
Agence de voyages	Faciliter la planification et la réservation des voyages d’affaires ainsi que le paiement des frais de déplacement.
Services d’évaluation des risques liés à la cybersécurité	Recueillir de l’information comportementale sur les menaces à la cybersécurité et établir une cote de risque.
Systèmes de gestion et de stockage de documents	Gérer et conserver les documents liés à l’emploi.

Entrepreneurs indépendants

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.
Fournisseur de services de vérification des antécédents et d’évaluation comportementale et cognitive	Effectuer des vérifications des antécédents des candidats et évaluer leur admissibilité au poste dans le cadre du processus d’intégration.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Nous nous efforçons de maintenir des mesures de sécurité physiques, techniques et procédurales adaptées à la nature délicate de vos renseignements personnels. Ces mesures de sécurité visent à prévenir la perte et l’accès, la reproduction, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés de vos renseignements personnels.

Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels, notamment au moyen des précautions suivantes :

Déchiquetage de documents contenant des renseignements personnels;
Offrir régulièrement à notre personnel une formation sur l’importance de protéger la confidentialité de vos renseignements;
Mesures de sécurité physiques – accès restreint aux installations et classeurs verrouillés;
Mesures de sécurité électroniques pour les renseignements personnels se trouvant sur un support informatique – protection par mots de passe, chiffrement des bases de données, numéros d’identification personnels;
Processus et procédures organisationnels, en limitant notamment l’accès à vos renseignements personnels aux personnes qui ont besoin de les connaître;
Destruction, anonymisation, suppression ou masquage de vos renseignements, conformément à notre politique de conservation des dossiers et au droit applicable en matière de protection de la vie privée;
Assurance que les tiers ayant accès à vos renseignements personnels les protègent de la même manière que la Banque Haventree.

Malgré nos efforts pour protéger vos renseignements personnels, leur collecte, leur utilisation ou leur divulgation peuvent avoir des conséquences inhérentes. Ces conséquences peuvent comprendre une plus grande exposition à des auteurs de menaces possibles, une probabilité accrue d’être impliqué dans un incident d’atteinte à la vie privée et une diminution de la confidentialité. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées qui se trouvent dans la section « Responsabilité » ci-dessus.

Conservation des renseignements personnels sensibles

Nous considérons que les renseignements personnels sensibles sont tous les renseignements personnels (voir la définition fournie dans la section « Que sont les renseignements personnels? » ci-dessus) qui, de façon inhérente ou selon le contexte, présentent un risque plus élevé de préjudice pour la personne concernée lorsqu’ils sont recueillis, utilisés ou divulgués. Les renseignements personnels sensibles comprennent les renseignements financiers, les dossiers médicaux, les pièces d’identité émises par le gouvernement, les renseignements concernant les mineurs et les renseignements relatifs à l’équité et à l’inclusion (origines raciales, opinions politiques, données génétiques et biométriques, vie sexuelle ou orientation sexuelle, croyances religieuses ou philosophiques).

Le tableau ci-dessous indique la période pendant laquelle la Banque conservera vos renseignements personnels sensibles après la fin de votre relation avec nous. Les enregistrements vocaux, qui sont conservés pendant un an après l’enregistrement, constituent une exception. Si l’enregistrement fait partie d’une plainte d’un client, nous le conservons pendant sept ans après la résolution de la plainte.

Votre relation avec la Banque	Période de conservation des renseignements personnels sensibles
Tous les clients	Sept ans
Clients potentiels (lorsque votre demande a été refusée ou annulée)	Trois mois
Donateurs – Mise de fonds	Sept ans
Dirigeants/Directeurs, fiduciaires et bénéficiaires effectifs des déposants constitués en société ou en fiducie	Sept ans
Tiers aux comptes des clients (y compris les procurations)	Sept ans
Courtiers et représentants de fournisseurs tiers	Trois ans
Signataires des lettres de preuve d’emploi	Sept ans
Employés et entrepreneurs indépendants	Sept ans (renseignements sur la paie) Trois ans (autres dossiers)
Candidats à un emploi	Six mois

Prise de décisions automatisée

Lorsque nous prenons une décision, faisons une prévision ou émettons une recommandation de manière automatisée à partir de vos renseignements personnels, nous vous en informerons au plus tard au moment où cette décision vous est communiquée. À votre demande, nous vous informerons des renseignements personnels qui ont motivé la décision, des motifs, des principaux facteurs et des paramètres qui ont conduit à la décision, ainsi que de votre droit de faire corriger les renseignements personnels qui ont été utilisés pour rendre la décision. Vous aurez également la possibilité de soumettre des observations à un membre du personnel de la Banque Haventree, qui pourra examiner la décision.

Droits individuels

Selon votre lieu de résidence, vous pourriez avoir l’un ou plusieurs des droits suivants concernant vos renseignements personnels. Certains de ces droits seront assujettis à des exigences ou à des limites particulières en vertu de la loi applicable, comme l’obligation de présenter votre demande par écrit. Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées qui se trouvent dans la section « Responsabilité » ci-dessus.

Droit de retirer son consentement

Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, selon les circonstances, un retrait ou une modification de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir nos services, nos activités ou un emploi.

En consultant le tableau ci-dessus sous la section « Comment nous utilisons vos renseignements personnels », vous pouvez voir à quelles fins nous recueillons vos renseignements personnels. Si vous retirez votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels à ces fins, cela n’aura pas d’effet négatif sur les services de base que nous vous fournissons, p. ex., votre hypothèque, votre dépôt ou votre emploi. Toutefois, le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur les autres services facultatifs que nous fournissons.

Droit d’accès, de rectification ou de suppression

Vous pouvez demander l’accès à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également demander la rectification de tout renseignement inexact ou incomplet vous concernant et/ou la suppression de renseignements personnels obsolètes ou non justifiés par les fins indiquées. Pour les employés et les candidats à un emploi, veuillez adresser votre demande au chef des ressources humaines à TLC@haventreebank.com.

Pour toutes les autres personnes, veuillez adresser votre demande au chef de la protection des renseignements personnels à agentconfidentialite@banquehaventree.com.

Nous consultons des rapports de solvabilité indiquant la solvabilité des emprunteurs éventuels et actuels qui sont préparés par Equifax ou TransUnion. Vous avez un droit d’accès et de rectification concernant les renseignements personnels détenus par Equifax et TransUnion à votre sujet. Vous pouvez accéder aux renseignements personnels contenus dans les dossiers de crédit et, au besoin, les faire rectifier.

Vous pouvez accéder à votre dossier de crédit en visitant les sites Web d’Equifax Canada ou de TransUnion Canada.

Si votre dossier contient des renseignements inexacts, vous pouvez soumettre une contestation à Equifax et à TransUnion. Cliquez sur ces liens pour en savoir plus.

À propos de notre site Web

Dans certaines sections du site www.haventreebank.com, la Banque Haventree peut vous inviter à communiquer avec elle, à demander des renseignements ou à remplir un formulaire d’inscription. Dans ces cas précis, nous vous demanderons vos coordonnées et d’autres renseignements connexes. Si vous choisissez de fournir ces renseignements, nous les utiliserons seulement pour communiquer avec vous aux fins prévues, ou pour vous inscrire afin d’accéder à certaines sections de notre site Web ou à des événements spécifiques.

Témoins : Notre site Web utilise une technologie appelée « témoin ». Ces témoins sont généralement un mélange de témoins de première et de tierce partie, de témoins de session et de témoins permanents. Un témoin est un minuscule élément de données que notre site Web peut envoyer à votre navigateur et qui peut ensuite être sauvegardé sur votre disque dur afin que nous puissions vous reconnaître, vous ainsi que votre historique de session, lorsque vous revenez sur le site ainsi que vous fournir une expérience cohérente et efficace. Vous pouvez configurer votre navigateur Web pour qu’il vous avise lorsque vous recevez un témoin. Toutefois, si vous décidez de ne pas accepter les témoins de notre site Web, vous ne pourrez peut-être pas profiter de toutes les fonctions qui y sont offertes. Les témoins ne peuvent pas afficher ou récupérer des données provenant d’autres témoins, ni capturer des fichiers ou des informations stockés sur votre ordinateur. Seul le site qui vous envoie des témoins est en mesure de les lire.

Il existe toutefois des témoins de connexion que nous plaçons sans qu'un refus soit possible, à savoir les témoins de connexion essentiels. Les témoins de connexion essentiels sont tous les témoins de connexion sans lesquels notre site web ne pourrait pas remplir ses fonctions de base. Ils peuvent être placés automatiquement lors du chargement des pages ou à la suite d'une demande de l'utilisateur qui ne peut être satisfaite sans l'utilisation du témoin. En revanche, pour que des témoins de fonctionnalité et d'analyse soient placés sur votre appareil, votre consentement actif est nécessaire. Votre choix de ne pas accepter ces cookies ne vous empêchera pas d'utiliser le site web de la Banque.

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