Énoncé relatif à la protection des renseignements personnels

Date d’entrée en vigueur : Le 22 septembre 2023
Dernière mise à jour : Le 29 février 2024

Notre engagement envers la protection des renseignements personnels

La Banque Haventree s’engage à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Nous apprécions la confiance que vous nous avez accordée et nous tenons à vous informer que la sécurité et l’utilisation appropriée de vos renseignements personnels demeurent notre priorité.

Le présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels (l’« Énoncé ») vise à vous informer des politiques et des pratiques que nous avons mises en place pour gérer vos renseignements personnels ainsi que des droits que vous avez à l’égard de ceux-ci. Nous vous invitons à lire cet Énoncé afin que vous puissiez être au fait de la façon dont nous recueillons, utilisons, transmettons et protégeons vos renseignements personnels et de la manière d’exercer vos droits.

Responsabilité Que sont les renseignements personnels?Obtenir votre consentement Comment nous recueillons vos renseignements personnels Les renseignements personnels que nous recueillons Comment nous utilisons vos renseignements personnels Comment nous transférons et divulguons vos renseignements personnels

Comment nous protégeons vos renseignements personnels Conservation des renseignements personnels sensibles Prise de décisions automatisée Droits individuels À propos de notre site Web Avis de non-responsabilité

Responsabilité

Nous avons nommé un chef de la protection des renseignements personnels pour veiller au respect de nos obligations et de nos engagements en matière de confidentialité. Vous pouvez contacter notre chef de la protection des renseignements personnels, en utilisant l’une ou l’autre des méthodes ci-dessous, si vous avez des questions au sujet de nos politiques et pratiques concernant vos renseignements personnels :

Banque Haventree – chef de la protection des renseignements personnels
Courriel	agentconfidentialite@banquehaventree.com
Adresse postale	Banque Haventree à l’attention de : Chef de la protection des renseignements personnels C.P. 1160, succ. TD, Toronto (Ontario) M5K 1P2

Si vous avez des préoccupations au sujet du traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez suivre les procédures décrites sur notre site Web pour déposer une plainte – Gestion des plaintes | Banque Haventree.

Vous pouvez également contacter l’organisme de réglementation concerné, p. ex., le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, si vous avez des préoccupations au sujet de notre respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée ou des principes énoncés dans le présent Énoncé.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont des renseignements factuels ou subjectifs concernant une personne physique – notamment des clients éventuels, actuels et anciens, des partenaires d’affaires et des employés – qui permettent d’identifier cette personne, directement ou indirectement.

Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’une entreprise, comme le nom, le titre, l’adresse de l’entreprise ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé, d’un courtier, d’un autre distributeur contractuel ou d’un organisme utilisé pour communiquer avec la personne dans le cadre de son emploi ou de son entreprise.

Voici des exemples de renseignements personnels :

Nom de la personne, date de naissance/âge, adresse postale ou résidentielle, numéro de téléphone, adresse électronique et état matrimonial;
Renseignements sur les études et l’emploi, formulaires fiscaux, dossiers de santé et de sécurité;
Renseignements du dossier de crédit, numéro d’assurance sociale (NAS), relevés bancaires, chèques et soldes annulés, actif et passif, revenu/rémunération;
Renseignements biométriques (enregistrement de la voix, empreintes digitales, images faciales, signature, etc.);
Renseignements sur la santé, y compris l’incapacité;
Renseignements sur le comportement (activité par clic, applications utilisées, etc.), préférences alimentaires, croyances religieuses, race ou origine ethnique, affiliations politiques, orientation sexuelle;
Adresse IP partielle, localisation de l'appareil, activités du navigateur (pour plus de détails, voir la section sur les cookies, ci-dessous).

Obtenir votre consentement

Nous utilisons vos renseignements seulement avec votre consentement ou conformément à la loi. Lorsque nous demandons votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels, nous indiquerons clairement quels renseignements sont requis (c.-à-d. nécessaires à la prestation d’un produit ou d’un service) et lesquels sont facultatifs. Dans les deux cas, nous vous fournirons suffisamment d’informations pour que vous puissiez donner un consentement éclairé à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation, comme l’exige la loi. Plus précisément, nous demanderons votre consentement lorsque :

vous faites une demande pour un nouveau produit ou service;
vous postulez à un emploi à la Banque;
nous devons utiliser vos renseignements à d’autres fins que celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement.

Toutefois, nous n’avons pas à obtenir votre consentement pour chaque interaction avec vous. Par exemple, si vous avez contracté un prêt hypothécaire auprès de nous, nous pourrions considérer que vous consentez à être contacté pour un renouvellement.

En outre, nous n’avons pas à obtenir votre consentement dans certaines situations prévues par la loi pour :

se conformer à une ordonnance du tribunal ou à une autre demande d’application de la loi;
recouvrer une dette;
enquêter sur une violation de contrat ou une infraction à la loi;
prévenir, arrêter ou détecter la fraude.

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

La Banque Haventree ne recueillera pas de renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans le présent Énoncé. Consultez les sections ci-dessous intitulées « Comment nous utilisons vos renseignements personnels » et « Comment nous transférons et divulguons vos renseignements personnels » pour obtenir une liste complète des finalités d’utilisation et des catégories de tiers auxquels nous communiquons des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont recueillis principalement lorsque vous effectuez l’une des actions suivantes :

Demande d’un produit ou d’un service de la Banque Haventree;
Postuler à un emploi auprès de la Banque Haventree;
Répondre aux questionnaires électroniques envoyés par ou au nom de la Banque Haventree;
Parler avec nos représentants; et/ou
Visiter notre site Web.

Dans certaines circonstances, nous recueillons vos renseignements personnels auprès de tiers, notamment lorsque nous effectuons l’une des activités suivantes :

Communiquer avec un courtier ou un tiers agissant en votre nom;
Obtenir des renseignements sur vos antécédents de crédit à partir des rapports de l’agence d’évaluation du crédit;
Examiner les ressources ou les dossiers accessibles au public;
Recueillir des documents justificatifs pendant le processus de souscription (p. ex., lorsque vos renseignements personnels figurent sur les accords de séparation ou les testaments);
Valider votre revenu et/ou vos antécédents professionnels auprès des employeurs précédents et/ou actuels.

Si vous faites une demande de prêt hypothécaire auprès de notre institution, nous pourrions avoir besoin de renseignements sur votre époux, conjoint de fait ou les personnes à votre charge, les utilisateurs autorisés de vos comptes, les intermédiaires ou d’autres parties, comme l’exige la loi ou la réglementation. Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous supposerons que vous avez le pouvoir de fournir ces renseignements et que vous avez obtenu son consentement pour leur collecte, leur utilisation et leur divulgation aux fins énoncées dans notre Déclaration sur la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels à votre sujet sont également générés par la Banque Haventree lors de la configuration de vos comptes et des services y étant reliés. Pour les employés(es) de la Banque Haventree, les renseignements personnels sont également générés sous forme d’évaluations du rendement et d’évaluations des risques d’atteinte à la cybersécurité.

Les renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont résumés ci-dessous, en fonction des profils pertinents.

Personnes visitant le site sans connexion	Nous ne recueillons que des renseignements agrégés (au-dessus d’un seuil minimum de visiteurs(euses)) qui ne nous permettent pas d’identifier les visiteurs(euses) individuels(elles), à savoir Statistiques sur les sessions Géolocalisation approximative Numéro d’identification de client, pour identifier les utilisateurs récurrents Intérêts Groupe d’âge Genre Adresse IP Aucun renseignement n’est recueilli au sujet d’autres sites de tiers sur lesquels le(la) visiteur(euse) s’est rendu(e).
Personnes visitant le site avec connexion	Identifiant de connexion (les mots de passe sont cachés) Sites de la Banque Haventree visités et temps passé Aucun renseignement n’est recueilli au sujet d’autres sites de tiers sur lesquels le(la) visiteur(euse) s’est rendu(e).
Destinataires de courriels	Adresse IP Données de localisation Liens ouverts Heure à laquelle le courriel a été ouvert
Emprunteurs(euses) potentiels(ielles)	Nom Coordonnées Identification du gouvernement, y compris le NAS, si fournie Date de naissance Signature Renseignements bancaires Antécédents professionnels, y compris les revenus et les coordonnées État matrimonial Actifs et passifs, y compris les détails sur les placements Renseignements fiscaux Enregistrements vocaux Nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique de l’entreprise; nom du ou des propriétaires, dirigeants et directeurs; type d’industrie et situation financière (pour les clients commerciaux)
Emprunteurs(euses)	Comme pour les « Emprunteurs(euses) potentiels(ielles) », plus Renseignements relatifs à l’hypothèque dans le temps Évolution de la cote de crédit
Donateurs(rices) – Mise de fonds	Nom Coordonnées Date de naissance Signature Profession Renseignements bancaires
Déposants(es) de certificats de placement garanti (CPG) au nom du client	Nom Coordonnées Identification du gouvernement, y compris le NAS Date de naissance Signature Renseignements bancaires Renseignements sur l’emploi Renseignements d’identification tirés du rapport de crédit, s’il y a lieu Nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique de l’entreprise Statut de citoyenneté aux fins de l’impôt d’un autre pays En cas de demandes de remboursement anticipé, le cas échéant, renseignements médicaux, certificats de décès et testaments
Dirigeants(es), fiduciaires et bénéficiaires effectifs des déposants(es) constitués en société ou en fiducie	Nom Coordonnées Identification du gouvernement Renseignements sur l’emploi Signature Date de naissance Renseignements fiscaux (pour les bénéficiaires d’une fiducie) Renseignements bancaires, au besoin Renseignements d’identification tirés du rapport de crédit, s’il y a lieu
Tiers aux comptes des clients (y compris les procurations)	Nom S’il y a lieu : Coordonnées Date de naissance Renseignements sur l’emploi NAS Renseignements sur les assurances et les successions Renseignements bancaires Renseignements d’identification tirés du rapport de crédit Statut de citoyenneté aux fins de l’impôt d’un autre pays Signature
Courtiers(ières) hypothécaires	Comme pour les « Destinataires de courriels », plus Transactions réalisées et commissions gagnées Signature Enregistrements vocaux
Courtiers(ières) en dépôt, Signataires des lettres de preuve d’emploi et représentants des fournisseurs tiers	Nom Coordonnées Signature
Candidats(es) à un emploi	Nom Coordonnées Antécédents professionnels Renseignements sur les études Autorisation de travail Résultats des vérifications des antécédents, le cas échéant Signature.
Employés(es)	Comme pour les « Candidats à un emploi », plus Renseignements sur le rendement au travail Renseignements sur les salaires et les impôts Renseignements sur l’inclusion et l’équité (facultatif) Notes médicales Renseignements bancaires Résultats des vérifications des antécédents Enregistrements vocaux Images prises par nos caméras de télévision en circuit fermé autour du bureau
Entrepreneurs(euses) indépendants(es)	Nom Coordonnées Signature Renseignements bancaires Numéro de TPS/TVH Autorisation de travail Résultats des vérifications des antécédents

Vous n’êtes pas tenu de fournir votre numéro d’assurance sociale (NAS), mais cela facilite votre identification auprès d’une agence d’évaluation du crédit. De plus, il est requis à des fins fiscales, surtout si un compte génère des revenus.

Nous recueillerons également des renseignements sur la raison pour laquelle vous faites affaire avec nous et sur vos préférences en matière de langue et de communication.

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Selon votre relation avec la Banque Haventree, vos renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins décrites ci-dessous. Avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins facultatives, nous vous demanderons votre accord au préalable, de manière explicite et informée. Pour en savoir plus sur la façon dont le consentement est obtenu, consultez la section ci-dessus intitulée « Obtenir votre consentement ».

Profils	Finalités nécessaires	Finalités facultatives
Personnes visitant le site sans connexion	S. O.	Déterminer quel contenu est intéressant pour notre public, et si la navigation sur notre site Web est intuitive et facile.
Personnes visitant le site avec connexion	Donner accès à nos portails courtiers/clients.	Déterminer quel contenu est intéressant pour nos courtiers(ières)/emprunteurs(euses), et si la navigation sur notre site Web et nos portails est intuitive et facile.
Destinataires de courriels	S. O.	Marketing personnalisé.
Emprunteurs(euses) potentiels(ielles)	Établir l’admissibilité à nos produits et services.	S. O.
Emprunteurs(euses)	Vérifier votre identité et valider l’exactitude des renseignements recueillis à votre sujet; Évaluer votre situation financière et votre solvabilité; Communiquer avec vous pour vous fournir des renseignements sur les produits et services que vous détenez chez nous ou pour recouvrer une dette envers nous; Effectuer une analyse des données pour nous aider à déterminer votre taux d’intérêt, votre admissibilité à un renouvellement de prêt hypothécaire, à un refinancement ou à d’autres produits et services, et pour améliorer nos produits; Prévenir et détecter la fraude, ainsi que les activités non autorisées ou illégales (blanchiment d’argent, cybermenaces), etc.; Gérer les risques, y compris les risques de crédit et les risques commerciaux, et nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client » et les exigences de lutte contre le blanchiment d’argent; Respecter les obligations fiscales et financières; Exercer nos droits en vertu de cet engagement hypothécaire, par exemple, le droit de transférer, de vendre et d’attribuer le prêt hypothécaire.	Marketing personnalisé; Transfert au courtier(ière) d’origine aux fins de renouvellement; Inscription à des produits et services facultatifs.
Donateurs(rices) – Mise de fonds	Confirmer que les fonds donnés représentent bien un don; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client » et les exigences de lutte contre le blanchiment d’argent.	S. O.
Déposants(es) de certificats de placement garanti (CPG) au nom du client	Vérifier votre identité et valider les renseignements recueillis à votre sujet; Évaluer l’admissibilité au remboursement anticipé, le cas échéant; Prévenir et détecter la fraude contre vous, et évaluer et gérer les autres risques; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client »; Respecter les obligations fiscales et financières.
Dirigeants(es), fiduciaires et bénéficiaires effectifs des déposants(es) constitués en société ou en fiducie	Vérifier votre identité et valider les renseignements recueillis à votre sujet; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client »; Respecter les obligations fiscales et financières.	S. O.
Tiers de déposants(es) au nom du client	Vérifier votre identité et valider les renseignements recueillis à votre sujet; Nous conformer aux exigences légales, telles que les obligations de « connaissance du client »; Respecter les obligations fiscales et financières; Vérifier les comptes de placement portant votre nom; Émettre les paiements, en cas d’instruction en ce sens.	S. O.
Courtiers(ières) hypothécaires	Administrer la relation avec le(la) courtier(ière).	Marketing personnalisé; Inscription à notre programme de fidélité.
Courtiers(ières) en dépôt	Administrer la relation avec le(la) courtier(ière).	Marketing personnalisé.
Candidats(es) à un emploi	Évaluer l’aptitude à occuper un emploi; Prendre des décisions automatisées à votre sujet; Vérifiez les renseignements qui nous ont été fournis pendant le processus de demande.	S. O.
Employés(es)	Gérer la relation d’emploi; Gérer les voyages d’affaires, le cas échéant; Respecter les obligations en matière de déclaration et d’impôt.	Inscription à des régimes de soins de santé, de soins dentaires et à d’autres régimes d’assurance collective.
Entrepreneurs(euses) indépendants(es)	Gérer la relation contractuelle; Gérer les voyages d’affaires, le cas échéant; Respecter les obligations en matière de déclaration et d’impôt.	S. O.
Signataires des lettres de preuve d’emploi	Vérifier l’emploi d’un emprunteur potentiel.	S. O.
Représentants de fournisseurs tiers	Gérer les relations avec les fournisseurs tiers.	S. O.

Comment nous transférons et divulguons vos renseignements personnels

Afin de répondre à certaines des exigences énoncées dans la section ci-dessus, nous communiquons ou divulguons vos renseignements personnels à d’autres parties, y compris certains fournisseurs de services, à des fins légitimes. Par exemple, vos renseignements personnels peuvent être exigés par la loi, ce qui est nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements à ce qui est nécessaire et à obtenir votre consentement avant leur divulgation, au besoin.

Les fournisseurs de services font l’objet d’une vérification approfondie au moyen d’évaluations de la protection des renseignements personnels et s’engagent à protéger leurs renseignements personnels selon les mêmes normes que nous. Ils ont également signé une entente de confidentialité avec la Banque Haventree et acceptent d’utiliser vos renseignements seulement aux fins énoncées dans l’entente.

Plusieurs de nos ententes avec des fournisseurs de services exigent que vos renseignements personnels soient transférés et conservés à l’extérieur de votre province de résidence. Le cas échéant, une évaluation de l’administration pertinente a été effectuée et des mesures appropriées ont été prises pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient soumis aux mêmes normes qui sont applicables dans la province où vous résidez.

Vous pouvez choisir dans le menu ci-dessous pour en savoir plus sur les catégories de fournisseurs de services auxquelles nous pouvons divulguer vos renseignements personnels et à quelles fins.

Personnes visitant le site

Catégories de fournisseurs de services	Description du service/but de la divulgation
Services d’analyse de données	Nous aider à extraire, à valider et à analyser des données pour améliorer le contenu et l’expérience de notre site Web.

Emprunteurs(euses) et emprunteurs(euses) potentiels(ielles)

Catégories de fournisseurs de services	Description du service/but de la divulgation
Système d’application ou fournisseurs de services API	Nous permettre de récupérer les relevés bancaires d’un(e) client(e) directement auprès de sa banque.
Services de signature électronique	Services de signature électronique infonuagiques, pour nous permettre de remplacer les processus de signature à l’encre sur papier par une signature électronique entièrement automatisée.
Services de vérification des noms	Nous permettre de respecter les exigences réglementaires relatives à la « connaissance du client ».
Plateformes d’administration des prêts de bout en bout	Nous aider à administrer les prêts de bout en bout.
Passerelles vers le système de souscription	Nous aider à intégrer les prêts hypothécaires dans notre système de souscription.
Services de création de prêts et d’assurance de titres	Nous permettre d’obtenir des renseignements sur la propriété et le titre de propriété, y compris des évaluations de la propriété, pour la constitution de garanties en notre nom, ainsi que de fournir une assurance vie/risque/titre à des fins de souscription de prêts.
Infrastructure-service	Fournir des services de stockage et de transmission de données à la Banque Haventree.
Agences d’évaluation du crédit	Fournir des rapports de crédit sur nos clients(es) dans le but d’évaluer leur solvabilité. La Banque Haventree fournit également à l’agence d’évaluation du crédit des renseignements sur les prêts hypothécaires du(de la) client(e).
Demandes de communication et de documents	Faciliter les communications de l’entreprise et la création de documents.
Logiciel-service	Nous aider à vérifier le revenu et à calculer le ratio d’amortissement de la dette totale. Faciliter l’échange de documents et les communications avec les courtiers pendant le processus de souscription. Assurer la gestion des relations avec la clientèle, l’intégration de la clientèle, l’ouverture de compte, l’octroi de prêts, les comptes de dépôt, le flux de travail, l’analyse de crédit, la gestion du contenu d’entreprise et les capacités de production de rapports instantanés.
Fournisseurs de renseignements sur l’emplacement	Nous aider dans nos analyses fondées sur les données de localisation de la propriété et le type de prêt.
Employeurs relativement à la présente demande	Obtenir des renseignements à l’appui de la demande de prêt hypothécaire.
Services d’analyse et de vérification des données	Nous aider à extraire, à valider et à analyser les données des états des résultats de l’entreprise afin de les rendre plus lisibles pour la souscription.
Services de paiement	Transmettre le financement de prêt à l’avocat(e) du(de la) vendeur(euse) de biens immobiliers et s’occuper des procédures d’exécution de l’hypothèque.
Services postaux et d’expédition	Nous permettre d’envoyer aux clients des documents liés à nos produits et services par voie postale.
Conseillers(ères) et/ou agents(es) tiers de la Banque, tels que les avocats(es), les comptables et les consultants(es)	Représenter la Banque Haventree dans le cadre de nos contrats de prêt; s’occuper des procédures d’exécution des prêts hypothécaires.
Fournisseurs de services de financement	Nous permettre de donner des instructions aux avocats(es), d’examiner des documents et de débloquer des fonds.
Services de surveillance et de vérification des numéros d’identification de propriété (NIP)	Assurer la surveillance et la vérification des NIP et des rapports quotidiens.
Services d’impôt foncier	Gérer les fonctions de service de l’impôt foncier, assumer l’entière responsabilité du paiement en temps opportun des impôts fonciers municipaux au nom de la Banque Haventree et de l’emprunteur(euse).
Autres institutions financières	Traitement des versements ou vérification de renseignements comme votre identité et votre revenu.
Services audio et téléphoniques	Fournir des enregistrements vocaux du service à la clientèle, une analyse des sentiments et la gestion des appels téléphoniques.
Dépositaires de titres	Fournir des services de titrisation de prêts.
Formation sur les compétences en service à la clientèle	Aider à former le personnel de Banque Haventree pour améliorer ses compétences en matière de service à la clientèle par téléphone et par courriel.
Programme de fidélité des courtiers(ières)	Administrer le programme de fidélité des courtiers hypothécaires en fonction de leurs transactions avec la Banque Haventree.
Services de gestion immobilière	Gérer les propriétés que nous possédons et effectuer les vérifications d’occupation.
Plateforme d’actions en justice	Permettre la communication et le partage de documents avec des cabinets d’avocats partout au Canada, hébergés par un fournisseur tiers.
Services de saisie et d’aide à la vente	Aider à la vente des biens dont la Banque Haventree a pris possession à la suite d’un défaut de paiement.
Services d’évaluation des risques	Effectuer l’analyse et l’exploration des données.
Maison de courtage d’origine, le cas échéant	Représenter le ou les emprunteurs après le financement du prêt hypothécaire.
Assureurs (prêts hypothécaires et autres)	Fournir des services d’assurance.
Vérificateurs et agences de notation et de recouvrement	Répondre à nos exigences financières et réglementaires.
Organismes de réglementation et leurs agents, autorités gouvernementales ayant compétence sur toute vente ou titrisation de l’hypothèque ou de la réserve de prêts dans laquelle l’hypothèque fait partie, ou toute opération d’intérêt dans celle-ci, et Agence du revenu du Canada	Respecter les obligations réglementaires.
Conseillers(ères) et/ou agents(es) tiers de la Banque Haventree, tels que les avocats(es), les comptables, les consultants(es) et les évaluateurs	Répondre à nos exigences juridiques et réglementaires.
Tout acheteur ultérieur, effectif ou proposé, du prêt hypothécaire et/ou ses conseillers tiers	Procéder à la titrisation et à la vente de prêts complets.
Toute personne à qui la Banque Haventree transfère, vend ou cède ses droits	Exercer nos droits en vertu de la lettre d’engagement.
Autres fournisseurs de prêts hypothécaires qui ont une relation financière avec la Banque impliquant ce financement hypothécaire	Obtenir un financement de substitution pour le prêt hypothécaire.

Donateurs(rices) – Mise de fonds

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Plateformes d’administration des prêts de bout en bout	Respecter les exigences réglementaires relatives à la « connaissance du client ».
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Déposants(es) au nom du client

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Services de vérification des noms	Respecter les exigences réglementaires relatives à la « connaissance du client ».
Service d’impression et d’expédition des relevés d’impôt	Imprimer et poster les relevés d’impôt T5.
Plateformes d’administration des CPG de bout en bout	Assurer l’administration de bout en bout des CPG.
Demandes de communication et de documents	Faciliter les communications de l’entreprise et la création de documents.
Infrastructure-service	Fournir des services de stockage et de transmission de données à la Banque Haventree.
Auditeurs	Respecter les obligations réglementaires.
Organismes de réglementation et leurs agents	Respecter nos obligations légales et réglementaires.
Agence du revenu du Canada	Respecter les obligations fiscales.
Conseillers(ières) et/ou agents(es) tiers de la Banque, tels que les avocats(es), les comptables et les consultants(es)	Respecter les obligations réglementaires, juridiques et financières.

Dirigeants, directeurs, fiduciaires et bénéficiaires effectifs des déposants constitués en société ou en fiducie

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Plateformes d’administration des prêts de bout en bout	Nous aider à administrer les prêts de bout en bout.
Demandes de communication et de documents	Faciliter les communications de l’entreprise et la création de documents.
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Tiers pour les dépôts au nom du client (y compris les procurations)

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Plateformes d’administration des prêts de bout en bout	Nous aider à administrer les prêts de bout en bout.
Demandes de communication et de documents	Faciliter les communications de l’entreprise et la création de documents.
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Courtiers(ières) hypothécaires

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Programme de fidélisation	Offrir des incitatifs supplémentaires aux courtiers pour qu’ils confient des transactions avec la Banque Haventree.

Employés(es) et candidats(es) à un emploi

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Comptables	Préparer les déclarations de revenus de la Banque.
Agence du revenu du Canada	Respecter les obligations fiscales.
Système d’information sur la paie et les ressources humaines	Aider au paiement des salaires, à la gestion des demandes de congé et d’autres questions administratives liées à l’emploi.
Compte de dépenses de santé et de bien-être	Offrir des avantages en matière de santé et de bien-être.
Avantages sociaux et REER collectif	Offrir des avantages, notamment des cotisations à un REER.
Médecin virtuel et soutien en santé mentale	Fournir des services médicaux aux employés(es).
Services d’enquête sur les salaires	Fournir des renseignements sur les salaires dans le cadre du processus d’intégration.
Fournisseur de services de vérification des antécédents et d’évaluation comportementale et cognitive	Effectuer des vérifications des antécédents des candidats(es) dans le cadre du processus d’intégration.
Agence de voyages	Faciliter la planification et la réservation des voyages d’affaires ainsi que le paiement des frais de déplacement.
Services d’évaluation des risques liés à la cybersécurité	Recueillir de l’information comportementale sur les menaces à la cybersécurité et établir une cote de risque.
Systèmes de gestion et de stockage de documents	Gérer et conserver les documents liés à l’emploi.
Demandes de communication et de documents	Faciliter les communications de l’entreprise et la création de documents.
Plateformes d’administration des prêts de bout en bout	Recueillir et analyser les interactions téléphoniques avec les emprunteurs et les courtiers pour produire des statistiques.

Entrepreneurs(euses) indépendants(es)

Catégories de tiers	Description du service/but de la divulgation
Auditeurs Organismes gouvernementaux Organismes de réglementation et leurs agents Services de vérification des noms	Respecter nos obligations légales et réglementaires.
Fournisseur de services de vérification des antécédents et d’évaluation comportementale et cognitive	Effectuer des vérifications des antécédents des entrepreneurs indépendants dans le cadre du processus d’intégration.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Nous nous efforçons de maintenir des mesures de sécurité physiques, techniques et procédurales adaptées à la nature délicate de vos renseignements personnels. Ces mesures de sécurité visent à prévenir la perte et l’accès, la reproduction, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés de vos renseignements personnels.

Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels, notamment au moyen des précautions suivantes :

Déchiquetage de documents contenant des renseignements personnels;
Former régulièrement notre personnel à l’importance de protéger la confidentialité de vos renseignements;
Mesures de sécurité physiques – accès restreint aux installations et classeurs verrouillés;
Mesures de sécurité électroniques pour les renseignements personnels se trouvant sur un support informatique – protection par mots de passe, chiffrement des bases de données, numéros d’identification personnels;
Processus et procédures organisationnels, en limitant notamment l’accès à vos renseignements personnels aux personnes qui ont besoin de savoir;
Destruction, anonymisation, suppression ou masquage de vos renseignements, conformément à notre politique de conservation des dossiers et au droit applicable en matière de protection de la vie privée;
Assurance que les tiers ayant accès à vos renseignements personnels les protègent de la même manière que la Banque Haventree.

Malgré nos efforts pour protéger vos renseignements personnels, leur collecte, leur utilisation ou leur divulgation peuvent avoir des conséquences inhérentes. Ces conséquences peuvent comprendre une plus grande exposition à des auteurs de menaces possibles, une probabilité accrue d’être impliqué dans un incident d’atteinte à la vie privée et une diminution de la confidentialité. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées qui se trouvent dans la section « Responsabilité » ci-dessus.

Conservation des renseignements personnels sensibles

Nous considérons que les renseignements personnels sensibles sont tous les renseignements personnels (voir la définition fournie dans la section « Que sont les renseignements personnels? » ci-dessus) qui, de façon inhérente ou selon le contexte, présentent un risque plus élevé de préjudice pour la personne concernée lorsqu’ils sont recueillis, utilisés ou divulgués. Les renseignements personnels sensibles comprennent les renseignements financiers, les dossiers médicaux, les pièces d’identité émises par le gouvernement, les renseignements concernant les mineurs et les renseignements relatifs à l’équité et à l’inclusion (origines raciales, opinions politiques, données génétiques et biométriques, vie sexuelle ou orientation sexuelle, croyances religieuses ou philosophiques).

Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou aussi longtemps que la loi l’exige ou le permet. L’objectif, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte pour déterminer les périodes de conservation. Le tableau ci-dessous indique la période pendant laquelle la Banque conservera vos renseignements personnels sensibles après la fin de votre relation avec nous. Certaines exceptions peuvent s’appliquer et exiger des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de différends ou de réclamations.

Votre relation avec la Banque	Période de conservation des renseignements personnels sensibles
Tous(tes) les clients(es)	Sept ans
Clients(es) potentiels(ielles) (lorsque votre demande a été refusée ou annulée)	Deux ans
Donateurs(rices) – Mise de fonds	Sept ans
Dirigeants(es), fiduciaires et bénéficiaires effectifs des déposants(es) constitués en société ou en fiducie	Sept ans
Tiers aux comptes des clients (y compris les procurations)	Sept ans
Courtiers(ières) et représentants(es) de fournisseurs tiers	Trois ans
Employés(es) et entrepreneurs(euses) indépendants(es)	Sept ans (renseignements sur la paie) Trois ans (autres dossiers)
Candidats(es) à un emploi	Six mois

Les enregistrements vocaux sont conservés pendant deux ans après l’enregistrement. Si l’enregistrement fait partie d’une plainte d’un client, nous le conservons pendant sept ans après la résolution de la plainte.

Prise de décisions automatisée

Lorsque nous prenons une décision, faisons une prévision ou émettons une recommandation de manière automatisée à partir de vos renseignements personnels, nous vous en informerons au plus tard au moment où cette décision vous est communiquée. À votre demande, nous vous informerons des renseignements personnels qui ont motivé la décision, des motifs, des principaux facteurs et des paramètres qui ont conduit à la décision, ainsi que de votre droit de faire corriger les renseignements personnels qui ont été utilisés pour rendre la décision. Vous aurez également la possibilité de soumettre des observations à un membre du personnel de la Banque Haventree, qui pourra examiner la décision.

Droits individuels

Selon votre lieu de résidence, vous pourriez avoir l’un ou plusieurs des droits suivants concernant vos renseignements personnels. Certains de ces droits seront assujettis à des exigences ou à des limites particulières en vertu de la loi applicable, comme l’obligation de présenter votre demande par écrit. Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées qui se trouvent dans la section « Responsabilité » ci-dessus.

Droit de retirer son consentement

Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, selon les circonstances, un retrait ou une modification de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir nos services, nos activités ou un emploi.

En consultant le tableau ci-dessus sous la section « Comment nous utilisons vos renseignements personnels », vous pouvez voir à quelles fins nous recueillons vos renseignements personnels. Si vous retirez votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels à ces fins, cela n’aura pas d’effet négatif sur les services de base que nous vous fournissons, p. ex., votre hypothèque, votre dépôt ou votre emploi. Toutefois, le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur les autres services facultatifs que nous fournissons.

Droit d’accès, de rectification ou de suppression

Vous pouvez demander l’accès à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également demander la rectification de tout renseignement inexact ou incomplet vous concernant et/ou la suppression de renseignements personnels obsolètes ou non justifiés par les fins indiquées. Pour les employés et les candidats à un emploi, veuillez adresser votre demande au chef des ressources humaines à TLC@haventreebank.com.

Pour toutes les autres personnes, veuillez adresser votre demande au chef de la protection des renseignements personnels à agentconfidentialite@banquehaventree.com.

Nous consultons des rapports de solvabilité indiquant la solvabilité des emprunteurs éventuels et actuels qui sont préparés par Equifax ou TransUnion. Vous avez un droit d’accès et de rectification concernant les renseignements personnels détenus par Equifax et TransUnion à votre sujet. Vous pouvez accéder aux renseignements personnels contenus dans les dossiers de crédit et, au besoin, les faire rectifier.

Vous pouvez accéder à votre dossier de crédit en visitant les sites Web d’Equifax Canada ou de TransUnion Canada.

Si votre dossier contient des renseignements inexacts, vous pouvez soumettre une contestation à Equifax et à TransUnion. Cliquez sur ces liens pour en savoir plus.

À propos de notre site Web

Dans certaines sections du site www.haventreebank.com, la Banque Haventree peut vous inviter à communiquer avec elle, à demander des renseignements ou à remplir un formulaire d’inscription. Dans ces cas précis, nous vous demanderons vos coordonnées et d’autres renseignements connexes. Si vous choisissez de fournir ces renseignements, nous les utiliserons seulement pour communiquer avec vous aux fins prévues, ou pour vous inscrire afin de vous donner accès à certaines sections de notre site Web ou à des événements en particulier.

Témoins : Notre site Web utilise une technologie appelée « témoin ». Ces témoins sont généralement un mélange de témoins de première partie et de tiers, de témoins de session et de témoins persistants. Un témoin est un minuscule élément de données que notre site Web peut envoyer à votre navigateur et qui peut ensuite être sauvegardé sur votre disque dur afin que nous puissions vous reconnaître et reconnaître l'historique de votre session lorsque vous revenez, et vous offrir une expérience cohérente et efficace. Vous pouvez configurer votre navigateur Web pour qu’il vous avise lorsque vous recevez un témoin. Toutefois, si vous décidez de ne pas accepter les témoins de notre site Web, il se peut que vous ne puissiez pas profiter de toutes les fonctions qui y sont offertes. Les témoins ne peuvent pas visualiser ou extraire des données d’autres témoins, ni saisir des fichiers ou des renseignements stockés sur votre ordinateur. Seul le site Web qui vous envoie des témoins est en mesure de les lire.

Cependant, il y a des témoins que nous plaçons sans possibilité de les refuser, à savoir les témoins essentiels. Les témoins essentiels sont tous les témoins sans lesquels notre site Web ne pourrait pas effectuer ses fonctions de base. Ils peuvent être configurés automatiquement lors du chargement des pages ou à la suite d’une demande de l’utilisateur qui ne peut être satisfaite sans l’utilisation du témoin. Par contre, pour que les témoins de fonctionnalité et les témoins d’analyse soient installés sur votre appareil, vous devez y consentir explicitement. Votre choix de ne pas accepter ces témoins ne vous empêchera pas d’utiliser le site Web de la Banque.

Les témoins de fonctionnalité prennent en charge les fonctionnalités du site qui sont visibles ou avantageuses pour l’utilisateur ou son expérience du site. Cela comprend des éléments de personnalisation persistante (mémorisés lors des visites subséquentes) et des fonctionnalités améliorées comme les services de clavardage, les sondages, les systèmes de commentaires et d’évaluation ainsi que les préférences des utilisateurs. Il s’agit généralement d’un mélange de témoins de première partie et de tiers, de témoins de session et de témoins persistants.

Les témoins d’analyse sont utilisés pour mieux comprendre vos interactions, améliorer nos services, adapter notre contenu et personnaliser votre expérience. Ces témoins ne recueillent pas de renseignements permettant de vous identifier en tant que visiteur. Ils recueillent des renseignements sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site Web. Par exemple, les pages consultées le plus souvent par les visiteurs, et la présence de messages d’erreur sur les pages Web lorsque les visiteurs consultent ces dernières. Tous les renseignements recueillis par ces témoins sont agrégés. Nous masquons même partiellement votre adresse IP, de sorte qu’aucune identification n’est possible.

Tous nos témoins expirent par défaut au bout de six mois, après quoi nous vous demanderons de confirmer à nouveau vos choix.

Tracer Tags & Web Beacons: Certaines parties du site Web www.haventreebank.com peuvent également utiliser des technologies appelées « pixels espions ». Les pixels espions fonctionnent conjointement avec les témoins pour nous indiquer quelles parties de notre site sont les plus visitées, afin de nous aider à vous afficher du contenu personnalisé. Si vous désactivez les témoins, les pixels espions continueront de détecter des visites anonymes, mais les avis qu’ils génèrent ne pourront être associés à aucun autre renseignement recueilli et seront ignorés.

Liens de tiers : Notre site Web peut contenir des liens vers des sites que la Banque Haventree ne possède ou n’exploite pas. De plus, des liens vers notre site Web peuvent être affichés sur les sites Web de tiers sur lesquels nous plaçons de la publicité. Sauf dans les cas décrits dans le présent énoncé de confidentialité, nous ne communiquerons aucun de vos renseignements personnels à ces tiers sans votre consentement. Nous fournissons aux utilisateurs(rices) des liens vers des sites Web de tiers à titre d’information seulement. Ces liens ne constituent pas une approbation ou une référence aux sites Web liés. Les sites Web liés ont des énoncés de confidentialité, des avis et des conditions d’utilisation distincts et indépendants des nôtres, que nous vous recommandons de lire attentivement. Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites Web et, par conséquent, nous déclinons toute responsabilité à leur égard.

Témoignages de clients(es)/Études de cas/Évaluations : Nous publions des témoignages, des commentaires ou des évaluations de clients(es) sur notre site Web, qui peuvent contenir des renseignements sur les clients(es) les ayant écrits. Nous obtenons le consentement de chacun et chacune de ces clients(es) par courriel avant d’afficher leur nom et leur témoignage.

Avis de non-responsabilité

De temps à autre, la Banque Haventree peut apporter des modifications à son Énoncé sur la protection des renseignements personnels afin de tenir compte des changements apportés à ses obligations légales ou réglementaires ou à la façon dont elle traite vos renseignements personnels. Toute modification ayant une incidence sur vos droits vous sera communiquée par l’entremise du présent Énoncé, et sera affichée sur notre site Web. Nous vous encourageons à le consulter régulièrement.

Le présent Énoncé de confidentialité ne crée ni ne confère aucun droit à personne, ni n’impose à la Banque Haventree aucune obligation autre que celles imposées par les lois fédérales et provinciales canadiennes sur la protection des renseignements personnels, le cas échéant. S’il y a, dans un cas particulier, incompatibilité entre le présent Énoncé et les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, le présent Énoncé doit être interprété, à l’égard de ce cas particulier, de façon à ce que ces lois soient respectées et appliquées.